Política de tratamiento de datos personales
1. OBJETIVO
Determinar las políticas de ORBITAND S.A.S. como responsable del tratamiento de datos personales y la garantía de la ejecución del derecho sobre el mismo que tiene su Titular, según lo establecido en el Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 la cual se dicta disposiciones generales para la protección de esta información, y el Decreto 1377 de 2013 que reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.
2. ALCANCE
Las políticas determinadas por la organización aplicarán a todas las personas de diferente naturaleza que según la legislación aplicable sean titulares de los datos en cuanto a la disposición de dicha información, a las personas responsables del tratamiento o delegadas para la misma función al interior de la organización.
3. POLÍTICAS
El tratamiento de datos personales debe realizarse respetando las normas generales y especiales sobre la materia y para actividades permitidas en la Constitución Política de Colombia de acuerdo con el artículo 15 que establece que todas las personas tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. Así mismo, señala que en la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución, a su vez, en el artículo 20 de dicho estatuto establece que toda persona tiene derecho a informar y recibir información veraz e imparcial.
Salvo norma legal en contrario, la recolección de los datos sólo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del Titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Cada persona que posea un vínculo con nuestra empresa que implique manejo de información, deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la entidad para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Sólo se permitirá acceso a los datos personales a las siguientes personas:
1. Al Titular del dato
2. A las personas autorizadas por el Titular del dato
3. A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del Titular del dato.
Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley.
Las políticas de tratamiento de datos personales anteriormente descritas regirán a partir de su publicación y aprobación. Las bases de datos sujetas a Tratamiento estarán vigentes por el término contractual que tenga el producto más el término que establezca la ley.
4. RESPONSABILIDADES
Todos los funcionarios serán responsables de:
1. Cumplir con las políticas definidas en este manual, en cuanto a la protección de datos personales transmitidos y recibidos de parte de los clientes.
2. Cumplir con los deberes establecidos en este documento en cuanto a la protección de datos personales transmitidos y recibidos de parte de los clientes.
3. Proteger y mantener a salvo la documentación del anexo entregada por los clientes.
5. DEFINICIONES.
– Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
– Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
– Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
– Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
– Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
– Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
– Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
– Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
– Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
– Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
– Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
– Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
6. PRINCIPIOS.
a) Principio de finalidad: El Tratamiento de datos personales por parte de ORBITAND S.A.S debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular.
b) Principio de libertad: El Tratamiento de datos personales sólo podrá ejercerse mediando con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular de la información. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de ORBITAND S.A.S. en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
e) Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
f) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por ORBITAND S.A.S.., se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
7. AUTORIZACIÓN
La organización recolectará datos personales tendientes exclusivamente a pleno cumplimiento del objeto social de la empresa, por tanto, toda Base de datos que se compile información sobre proveedores, trabajadores, contratistas, clientes y prospectos de clientes entre otros, no podrá implementarse con finalidad distinta a la empresarial. La recolección de datos deberá limitarse a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular
A solicitud de la Superintendencia de Industria y Comercio, los Responsables deberán proveer una descripción de los procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de información, como también la descripción de las finalidades para las cuales la información es recolectada y una explicación sobre la necesidad de recolectar los datos en cada caso.
No se podrán utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar Tratamiento de datos personales.
El Responsable del Tratamiento deberá adoptar procedimientos para solicitar, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos, la autorización del Titular para el Tratamiento de los mismos e informarle los datos personales que serán recolectados, así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento.
7.1 TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES.
En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el artículo 6° de la Ley 1581 de 2012, deberán cumplirse las siguientes obligaciones:
1. Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
2. Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.
Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre datos personales sensibles.
7.2 MEDIOS DE AUTORIZACION.
La autorización por parte del titular podrá constar en un documento físico, electrónico o cualquier otro formato que permita concluir de forma razonable que el Titular otorgó la autorización.
Teniendo en cuenta lo anterior, ORBITAND S.A.S deja de presente que la autorización en todo caso será mediante documento físico, el cual deberá contar con la firma del Titular de la información, lo cual no obsta que más adelante se establezcan mecanismos diferentes para otorgar la autorización.
A través de la autorización se pondrá en conocimiento del Titular de la información o de su representante en el caso de infantes (niños y niñas) y adolescentes, el hecho que la información será recolectada, incluyendo la finalidad, las modificaciones, almacenamiento y el uso específico que se dará a los mismos, y, además:
a) La persona quien recopila la información (especificando si es el Responsable o el Encargado del tratamiento).
b) Los datos que serán recopilados, incluyendo si se recopilan Datos Sensibles.
c) La finalidad del tratamiento de los datos.
d) Los mecanismos a través de los cuales pueden ejercer sus derechos como Titulares de la información (acceso, corrección, actualización o supresión de los datos).
8. DERECHOS DEL TITULAR
De conformidad con el artículo 8 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales ORBITAND S.A.S en su calidad de responsable y Encargado del tratamiento.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a ORBITAND S.A.S.
c) Ser informado por ORBITAND S.A.S respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, habiéndose agotado el trámite de consulta o reclamo según lo indicado en la mencionada Ley.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
9. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
De conformidad con el artículo 17 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, se comprometen a cumplir los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c) Realizar en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.
d) Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
e) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
f) Insertar en las bases de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificada por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.
g) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
h) Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de la información.
i) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
j) Aplicar las normas que reglamenten la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
10. DEBERES RESPECTO AL TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y DE MENORES
ORBITAND S.A.S en su calidad de Responsable y Encargado de Tratamiento de los datos personales de los mencionados grupos deberán tener especial cuidado en asegurar el cumplimiento de la Ley respecto a estos grupos y el respeto de los derechos de los mismos, en especial respecto a datos personales que no encuadren en la categoría de datos de naturaleza pública (nombre, sexo, fecha de nacimiento, etc.).
11. RECLAMACIONES, RECTIFICACIONES Y ACCESO
ORBITAND S.A.S pondrá a disposición de los titulares de los datos incluidos en nuestra base de datos los medios más céleres y expeditos para que estos puedan hacer valer los derechos sobre dicha información, de esta manera cuenta con los siguientes canales de atención • Correo electrónico: info@orbitand.com • DIRECCIÓN FISICA DE ATENCIÓN Calle 54 # 86 A 35 Apartamento 205 Medellín, Antioquia, Colombia • (604)4480774
12. MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, ORBITAND S.A.S. Implementará las medidas técnicas, humanas y administrativas adicionales en caso de requerirse, que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, mediante los cuales se evitará su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
En todo caso, ORBITAND S.A.S. implementará un Manual de Políticas de Seguridad de la Información, en el cual se desarrolle requisitos básicos para establecer un control efectivo sobre los funcionarios que forman la organización, así como con terceros con los cuales la empresa establezca alguna relación contractual. Para tal efecto, este Manual será desarrollado por el Área de Tecnología de ORBITAND S.A.S
13. TRANSFERENCIA DE INFORMACIÓN A TERCEROS PAISES
Cuando se envíen o transfieran datos a otro país será necesario contar con la autorización del Titular de la información que es objeto de transferencia. Salvo que la Ley diga lo contrario, es prerrequisito dicha autorización para efectuar la circulación internacional de datos. En este sentido, antes de enviar datos personales a otro país, se deberá verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del Titular que permita trasmitir sus datos personales.
14. REGISTRO DE LAS BASES DE DATOS.
Una vez el tema sea reglamentado, ORBITAND S.A.S. en su calidad de responsable y Encargado de Tratamiento deberán proceder al registro de las bases en los términos indicados por las normas colombianas.
